經濟選書／掌握兩關鍵數字 工作效率10倍速

是否曾因面對過多的數據，而無法確定該聚焦在哪些關鍵數字上？即使花了好幾天準備會議資料，在報告時卻因無法回答主管的提問，而感到手足無措。這樣的情況，相信許多人都曾經歷過。有時，明明知道的內容卻突然答不上來；有時，則剛好被問到沒準備的內容。

這種讓人一時語塞的提問，多半與「具體數字」有關。如果是詢問意見或想法，還可以憑經驗或邏輯思考靈機應對，但當問題涉及數字時，若不熟悉具體數據，往往就難以回答。然而，業務上的數字繁多變化快速，要全面掌握所有數據不容易。

在職場上，最需要關注的數字是「目標」。目標可以分為兩種，一種是為了維持企業運作的基本經營目標，另一種是為了實現卓越成長的挑戰目標。這些目標會因市場部、生產部、營業部等部門的需求而有所不同，並且每個部門通常會依據年度目標，進一步細分為1月至 12 的每月目標。

如同前述情況，當依大目標細化而成的小目標愈來愈多時，要掌握所有數據幾乎是不可能的任務。因此，我們需要建立一套思維模式，從最重要的數字開始著手理解。

身為職場人士，必須清楚掌握的目標與業績（當前目標）中的關鍵數字是什麼？答案是：終極目標（期望達成的狀態）與當前目標（當下應達到的狀態）。試想，若一位公車司機不知道自己目前停靠在哪一站，乘客會有多麼不安？

在職場中也是一樣。當提問者向業務負責人詢問目標時，若負責人無法清楚回答，提問者難免會感到困惑。認真執行自己負責的工作固然重要，但如果不知道最終目標是什麼，只是一味努力，最終可能毫無意義。同時，也必須了解現階段的業績目標，因為只有掌握現下的目標，才能有效檢視業務執行的進度與成效。

我會根據「時間軸」來檢視業績與目標的差距。首先確認當前的業績情況，然後依時間順序逐步檢查當前目標和最終目標。透過這樣的方式，可以分析業績不如預期或超出目標的原因，判斷是暫時現象，還是結構化問題，以此制定對策，讓自己更接近最終目標。

具體來說，該如何檢視業績現況與目標，並制訂計畫呢？以「仰臥起坐」為例，假設目前1分鐘可以完成25 下，目標是四周後達到50下，也就是在四周內增加25下。計畫可以這樣安排：前三周每周增加六下，最後一周增加七下。若換算成時間，現在1秒完成0.4下，目標是1秒完成0.8下。將目標細分為四個階段，每周完成一部分，並檢視執行情況，這樣更容易逐步實現目標。如以每周為單位執行當前目標，四周內便可以進行四次績效檢查。即便檢查中發現不足之處，也可以透過這四次調整機會進行補強與改進。

在日常工作中，試圖掌握所有繁瑣的數字不太實際。不如先專注於「績效」和「目標」這兩項關鍵數字吧。

（摘自《解決問題快10倍的數字工作法》，采實文化出版）